Privacyverklaring Manege Welkomhoeve BVBA

In het kader van de nieuwe GDPR-wetgeving dd. 25 mei 2018 mbt de privacy lichten we u graag toe hoe we omgaan met uw Persoonlijke Klantinformatie om een zo correct en transparant mogelijk beeld te geven van onze werking. De nieuwe wetgeving heeft namelijk ook een impact op Manege Welkomhoeve.

Identiteit van de organisatie:

Naam: Manege Welkomhoeve
Maatschappelijke zetel: Welkomhoeve 5, 2280 Grobbendonk
T: 0478/476.864
E-mail: info@welkomhoeve.be
Bestuur: Stefan Horemans (zaakvoerder)
Juridische vorm: BVBA

Welke gegevens maken deel uit van de Persoonlijke Klantinformatie die wij verwerken?

Wij verwerken enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor de interne werking en dienstverlening naar ons cliënteel toe. De gegevens die wij opvragen (zoals weergegeven op het originele identiteitsgegevensformulier) zijn de enige gegevens die bewaard worden.
De volgende gegevens worden opgevraagd en bewaard: naam, voornaam, adres, geboortedatum, nationaliteit, emailadres, telefoonnummer.

Hoe verzamelen wij de Persoonlijke Klantinformatie?

De administratieve gegevens worden verkregen op de manege zelf door het invullen van de identiteitsgegevensfiche of via de leden/ouders indien er een aanpassing of correctie nodig is van de bestaande gegevens. (bijvoorbeeld nav. een verhuis of wijziging telefoonnummer/emailadres)
Tijdens ponykampen, lessen en evenementen worden mogelijk foto’s gemaakt die door Manege Welkomhoeve gebruikt kunnen worden voor informatieve en/of publicitaire aankondigingen op onze website en Facebookpagina.

Waarom wordt de Persoonlijke Klantinformatie verzameld en bewaard?

De gegevens worden verwerkt en bewaard voor verschillende doeleinden, oa. om u te voorzien van informatie, diensten, bestellingen en/of geschenken op uw persoonlijk verzoek.  Uw privacy wordt gewaarborgd. De gegevens worden uitsluitend bewaard en gebruikt voor de interne werking,  alsook voor  organisatorische en publicitaire doeleinden binnen de organisatie.

– naam, postadres en nationaliteit: nodig voor de aansluiting van de VLP-verzekering
– geboortedatum: nodig voor het tariferen (aangezien we met leeftijdsgebonden tarieven mbt het lesgeld werken)
– post en emailadres: nodig voor de communicatie van onze organisatie (aankondiging van evenementen, bestelling clubkledij, wijzigingen in lesrooster of tarieven…)
– telefoonnummer: nodig ingeval van urgenties

Wie verwerkt de Persoonlijke Klantinformatie binnen onze organisatie?

De gegevens worden binnen Manege Welkomhoeve uitsluitend verwerkt door de daartoe aangestelde Privacy Officer zijnde Dhr. Stefan Horemans (zaakvoerder) en/of de daartoe aangestelde en bevoegde bestuursleden.

Hoe wordt de Persoonlijke Klantinformatie bewaard en beveiligd?

Wij beveiligen uw gegevens volgens algemene standaarden die gangbaar zijn in onze sector. Waar mogelijk trachten wij uw gegevens te anonimiseren of passen wij speciale technische maatregelen toe, zodat deze gegevens niet naar u herleidbaar zijn. De gegevens worden bewaard zolang de leden actief zijn binnen de organisatie. De gegevens worden verwijderd als leden/klanten langer dan 3 jaar niet meer actief zijn geweest of op verzoek van de leden/klanten zelf bij het verlaten van de organisatie.

Uw rechten worden gewaarborgd.

U heeft ten allen tijde het recht op informatie, inzage en kopie mbt. de Persoonlijke Klantinformatie die wij over u hebben verzameld. U kan bezwaar aantekenen, uw gegevens laten verbeteren, aanvullen (recht op rectificatie) of wissen (recht op vergetelheid). U kan op eenvoudig schriftelijk verzoek gericht aan het bestuur een beperking van de verwerking of overdracht van de gegevens aan een derde partij vragen alsook uw toestemming intrekken. Tevens kan u zich verzetten tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering. Alle schriftelijk ingediende verzoeken zullen binnen een termijn van 30 dagen worden behandeld.

Ouderlijke toestemming.

Wij zijn verplicht om alleen Persoonlijke Klantinformatie te verwerken van minderjarigen na toestemming van ouder of voogd.

Bij vragen of klachten:

Heeft u vragen omtrent privacy of wenst u gebruik te maken van uw rechten, dan kan u contact opnemen met het bestuur: info@welkomhoeve.be .